เอกสารความรู้

เรื่อง การจัดการความรู้ ( Knowledge Management: KM ) กับการบริหารราชการสมัยใหม่

กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่น

ตอน “ การสอนงาน” เพื่อการถ่ายทอดความรู้ในองค์กร

--------------------------------

เป็นที่ทราบกันดีอยู่แล้วว่าองค์กรในปัจจุบันได้นำเอาการจัดการความรู้ ( Knowledge Management ) มาใช้เป็นเครื่องมือเพื่อทำให้คนในองค์กรสามารถนำความรู้ไปใช้ประโยชน์ในการทำงาน เกิดการเรียนรู้ระหว่างการปฏิบัติงาน และทำให้เกิดความรู้หรือสิ่งใหม่ ๆ ที่เป็นประโยชน์ต่อองค์กร ซึ่งวิธีการที่จะทำให้คนในองค์กรนำความรู้ไปใช้ประโยชน์ในการทำงาน ก็มีหลายหลายวิธีด้วยกัน ขึ้นอยู่กับว่าความรู้นั้น ๆ ซึ่งนำมาจัดการให้เป็นระบบแล้ว เป็นความรู้ประเภทใด หากเป็นความรู้ที่ฝังอยู่ในตัวบุคคล (Tacit Knowledge ) ที่เป็นความสามามารถพิเศษ เคล็ดลับ หรือเทคนิคในการทำงานซึ่งอธิบายหรือถ่ายทอดออกมาได้ยาก องค์กรควรต้องหลีกเลี่ยงที่จะใช้เอกสาร คู่มือ หรือระบบเทคโนโลยีสารสนเทศมาเป็นเครื่องมือในการถ่ายทอดความรู้ให้กับคนในองค์กร ซึ่งในครั้งนี้จะขอนำเสนอวิธีการถ่ายทอดและแลกเปลี่ยนความรู้ในองค์กร ด้วยวิธีการ“ สอนงาน” ซึ่งจะช่วยดึงเอาความรู้ที่อยู่ในตัวบุคคลที่อยู่ในตัวผู้เชี่ยวชาญในเรื่องใดเรื่องหนึ่งเป็นพิเศษ มาถ่ายทอดให้คนอื่นในองค์กรได้เข้าใจและนำไปใช้ประโยชน์ในการปฏิบัติงานได้อย่างเหมาะสม

การสอนงาน...คืออะไร ?

การสอนงาน ( Coaching ) คือ การเรียนรู้เกี่ยวกับงานโดยมีผู้บังคับบัญชา หรือผู้เชี่ยวชาญเป็นพี่เลี้ยงสอนงานให้อย่างมีขั้นตอน แล้วให้ผู้รับการสอนงานลงมือทำ มีการติดตามประเมินผล เพื่อให้ผู้รับการสอนงานมีการนำไปใช้ปรับปรุงการทำงานให้ดีขึ้น ช่วยพัฒนาทักษะในการทำงาน คิดเป็น ทำเป็น ช่วยแก้ปัญหาในการทำงาน และเกิดความมั่นใจในการทำงาน

สำหรับผู้สอนงานแล้ว การสอนงานไม่ได้หมายถึงสาระของการสอนหรือการบอกวิธีการทำงานเท่านั้น แต่หมายความรวมถึงการช่วยเหลือ ให้คำแนะนำ ให้กำลังใจ และให้โอกาสในการทำสิ่งต่าง ๆ ให้ดีขึ้น ซึ่งจะช่วยให้ผู้ใต้บังคับบัญชาหรือผู้รับการสอนงานประสบความสำเร็จในการทำงานอย่างเป็นอิสระและมีประสิทธิภาพ

ประโยชน์ของการสอนงาน

การสอนงานมีประโยชน์ทั้งต่อผู้ได้รับการสอนงาน ผู้สอนงาน และต่อองค์กร โดยการสอนงานจะช่วยพัฒนาความรู้ความเข้าใจ ทักษะในการทำงานให้ผู้รับการสอนงาน สำหรับผู้สอนงานนั้น การสอนงานถือว่าเป็นการมอบหมายงานที่มีประโยชน์ และช่วยพัฒนาสัมพันธภาพระหว่างผู้ปฏิบัติงานด้วยกัน สำหรับประโยชน์ต่อองค์กรแล้ว เมื่อพิจารณาในเรื่องค่าใช้จ่าย ก็จะเห็นว่า มีค่าใช้จ่ายน้อยมากเมื่อเทียบกับค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นกับการจัดฝึกอบรมในลักษณะเต็มรูปแบบ

การสอนงานที่ดีจะมีความสำคัญและเอื้อประโยชน์ต่อองค์กรและพนักงานในองค์กร เช่น คุณ จริงใจเป็นข้าราชการระดับอาวุโสในหน่วยงานที่รับผิดชอบการตรวจสอบระบบบัญชีขององค์กรปกครองส่วนท้องถิ่น ซึ่งคุณจริงใจเป็นคนที่มีความรู้ความสามารถ และเชี่ยวชาญในเรื่องการตรวจระบบบัญชีท้องถิ่น แต่โดยบุคลิกแล้วคุณจริงใจเป็นคนเงียบขรม ดุ และเอาจริงเอาจังกับงานมาก จนลูกน้องไม่กล้าสุงสิงกับคุณจริงใจนัก คุณจริงใจมีความเจริญก้าวหน้าในหน้าที่การงานเป็นอย่างดี จนเมื่อคุณจริงใจได้เลื่อนตำแหน่งในระดับที่สูงขึ้นไปอยู่ในฝ่ายบริหาร และคุณจริงใจต้องหาลูกน้องมารับช่วงงานเดิม ปรากฏว่าไม่มีใครที่มีความสามารถเพียงพอจะมาแทนคุณจริงใจได้เลย นั่นเป็นเพราะคุณจริงใจไม่เคยสอนงานให้ลูกน้องเข้าใจในระบบงานทั้งหมด ทั้งยังไม่เคยฝึกลูกน้องได้ตัดสินใจในการทำงานด้วยตนเอง ทำให้ลูกน้องไม่มีวุฒิภาวะเพียงพอที่จะมารับผิดชอบต่อจากคุณจริงใจได้ เมื่อฝ่ายบุคคลมองเห็นปัญหานี้ จึงส่งคุณจริงใจไปอบรมหลักสูตรการเป็นผู้สอนงานที่ดี และเมื่อจบหลักสูตรแล้ว คุณจริงใจจึงเข้าใจและเห็นความสำคัญของการสอนงาน

บทบาทของผู้บังคับบัญชาต่อการสอนงาน

ผู้บังคับบัญชาหรือผู้สอนงานมีบทบาทที่เกี่ยวข้องกับการสอนงานที่ควรยึดถือเป็นแนวทางปฏิบัติหลายประการ เช่น

  • ส่งเสริม ซึ่งการสอนงานโดยการส่งเสริมจะแตกต่างกับการสั่งสอน การส่งเสริมจะเป็นการกระตุ้นให้ผู้รับการสอนงานรู้จักคิดและกระทำด้วยตนเอง
  • สร้างสรรค โดยการสร้างบรรยากาศของความไว้วางใจ ให้เกิดความเชื่อมั่นว่า สถานที่แห่งนี้คือที่ทำงานที่เขาสามารถทุ่มเทและทำงานได้โดยไม่ต้องกังวลใด ๆ หากเกิดข้อผิดพลาดจากการทำงานขึ้นมา นั่นก็เป็นสิ่งที่จะต้องเรียนรู้
  • กระตุ้น เพื่อให้คงความรับผิดชอบในสถานการณ์การเรียนรู้ โดยปรับให้สอดคล้องกับแต่ละบุคคล
  • ช่วยแก้ปัญหา ที่เกิดขึ้นจาการปฏิบัติและระหว่างการสอนงาน

เทคนิคการสอนงานอย่างมีประสิทธิภาพ

เทคนิคการสอนงานอย่างมีประสิทธิภาพ ส่วนใหญ่เป็นเทคนิคที่มุ่งเน้นไปยังผู้บังคับบัญชาที่มีหน้าที่ในการสอนงาน ดังนี้

  • ผู้สอนงานต้องมีความรู้ความเข้าใจในระบบงานอย่างละเอียด สามารถตอบคำถามของ
    ผู้ฝึกงานได้ และเข้าใจถึงจุดมุ่งหมายในการทำงาน เพื่อที่จะบรรลุเป้าหมายขององค์กร
  • ผู้สอนงานต้องเต็มใจที่จะให้ความรู้แก่ผู้ปฏิบัติงาน
  • ผู้สอนงานต้องเต็มใจที่จะเสียสละเวลาบางส่วนเพื่อการสอนงาน ซึ่งในบางครั้งอาจใช้เวลานานพอสมควร
  • ผู้สอนงานและผู้ฝึกงานต้องมีความเชื่อใจซึ่งกันและกัน และมั่นใจในแนวทางการสอนงาน

ผู้บังคับบัญชาหรือผู้สอนงานทุกคนอาจจะไม่ใช่ผู้สอนงานที่ดี บางคนทำงานเก่งแต่สอนคนอื่นไม่เป็น หรือไม่ต้องการส่งต่อความรู้ที่มีในตัวเอง ( Tacit Knowledge ) ให้กับคนอื่น นอกจากนั้นยังมีปัญหาสำคัญคือ ความรู้และทักษะในการทำงานที่ผู้บังคับบัญชามีอยู่อาจจะล้าสมัยไปแล้ว เพราะโลกมีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา ความรู้ก็ไม่หยุดนิ่งด้วยเช่นกัน ผู้บังคับบัญชาที่มีอายุมากและทำงานมานานอาจจะไล่ตามเทคนิคใหม่ ๆ ในการทำงานไม่ทัน บางหน่วยงานมีการแก้ไขปัญหาเหล่านนี้ด้วยการจัดฝึกอบรมเทคนิคการสอนงานให้กับผู้บังคับบัญชาหรือหัวหน้างาน เพื่อที่จะนำความรู้ไปถ่ายทอดให้กับลูกน้องได้อีกเป็นจำนวนมาก

จะเห็นได้ว่า การสอนงาน เป็นวิธีการอีกอย่างหนึ่งที่ช่วยให้การถ่ายทอดและแลกเปลี่ยนความรู้ที่เป็น Tacit Knowledge จากคนหนึ่งไปสู่อีกคนหนึ่งได้เป็นอย่างดี และส่งผลให้กระบวนการจัดการความรู้ขององค์กรดำเนินไปอย่างต่อเนื่อง ส่งผลให้ผู้รับการสอนงานนำความรู้ไปใช้ในการปฏิบัติงาน เกิดความรู้ใหม่ ๆ และเตรียมพร้อมที่จะเป็นผู้สอนงานให้แก่ผู้รับการสอนงานในรุ่นต่อ ๆ ไปได้เป็นอย่างดี

แหล่งข้อมูล :

  • การสอนงาน , ชนิตว์สรณ์ ตรีวิทยาภูมิ
  • ผู้บังคับบัญชากับการสอนงาน , เกรียงศักดิ์ วัฒนะรัตน์