เอกสารความรู้

เรื่อง การจัดการความรู้ ( Knowledge Management: KM ) กับการบริหารราชการสมัยใหม่

กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่น

ตอน การแบ่งปันแลกเปลี่ยนความรู้ด้วย "ชุมชนนักปฏิบัติ"

--------------------------------

การจัดการความรู้ ( Knowledge Management ) หรือการทำ KM ในแต่ละองค์กรนั้น ต่างก็มีรูปแบบ วิธีการในการจัดการความรู้ และทำให้คนในองค์กรเกิดการแบ่งปันแลกเปลี่ยนความรู้กันได้หลากลายวิธีการด้วยกัน ซึ่งวิธีการใดก็ตามที่มีเป้าหมายเพื่อพัฒนาผลการปฏิบัติงานของตนและของกลุ่ม ผ่านการแบ่งปันแลกเปลี่ยนความรู้ที่เกิดจากประสบการณ์ ปัญหาอุปสรรค และวิธีปฏิบัติที่ดีที่สุดในการทำงานแล้ว
ก็ถือว่าเป็นส่วนหนึ่งของการจัดการความรู้ได้ทั้งสิ้น ซึ่ง “ ชุมชนนักปฏิบัติ” หรือ Community of Practice (CoP) ก็เป็นอีกส่วนหนึ่งของการจัดการความรู้ที่หลายองค์กรนิยมนำไปใช้กัน

ชุมชนนักปฏิบัติคืออะไร...

ชุมชนนักปฏิบัติ คือ ชุมชนหรือกลุ่มคนในองค์กรกลุ่มใดกลุ่มหนึ่ง ที่มีการรวมตัวกันหรือเชื่อมโยงกันอย่างไม่เป็นทางการ โดยมีลักษณะการรวมตัวกันดังนี้

ซึ่งการในระดับที่ง่ายที่สุดของชุมชนนักปฏิบัติ คือ คนกลุ่มเล็ก ๆ ขององค์กรที่ทำงานด้วยกันมาระยะหนึ่ง มีเป้าหมายในการทำงานร่วมกัน และต้องการที่จะแบ่งปันแลกเปลี่ยนความรู้ ประสบการณ์จากการทำงานซึ่งกันและกัน มักจะไม่ได้เกิดจากการจัดตั้งกลุ่มอย่างเป็นทางการโดยองค์กร แต่เป็นกลุ่มที่เกิดจากความต้องการทางสังคม และพยายามที่จะทำให้บรรลุผลสำเร็จ เป็นกลุ่มที่ไม่มีอำนาจ ไม่มีการกำหนดไว้ในแผนภูมิโครงสร้างขององค์กร และอาจจะมีเป้าหมายที่ขัดแย้งกับผู้นำขององค์กร และในแต่ละองค์กรอาจจะมีชุมชนนักปฏิบัติ หรือกลุ่มดังกล่าวหลายกลุ่ม และบางคนอาจจะเป็นสมาชิกในหลายชุมชนหรือหลายกลุ่ม

ความสำคัญของชุมชนนักปฏิบัติ

หลายท่านคงอาจปฏิเสธไม่ได้ว่า ในการทำงานให้บรรลุผลสำเร็จได้ง่าย สะดวกรวดเร็ว และมีประสิทธิภาพมากขึ้นนั้น จำเป็นที่จะต้องมีเครือข่ายความสัมพันธ์แบบไม่เป็นทางการกับคนอื่น ซึ่งเกิดจากความใกล้ชิด ความพอใจ และพื้นฐานที่ใกล้เคียงกัน ซึ่งลักษณะความสัมพันธ์ที่ไม่เป็นทางการนี้ จะเอื้อต่อการเรียนรู้ของคนในกลุ่ม และสร้างความรู้ใหม่ ๆ มากว่าโครงสร้างที่เป็นทางการ ซึ่งคำว่า “ ปฏิบัติ” หรือ practice ในชุมชนนักปฏิบัติ (CoP ) จะมีจุดเน้นที่ “ การเรียนรู้ซึ่งได้จากการทำงาน” เป็นหลัก ซึ่งมักจะเป็นแง่มุมเชิงปฏิบัติ เป็นปัญหาอุปสรรคประจำวันที่เกิดจากการทำงาน เป็นเทคนิคหรือเครื่องมือใหม่ ๆ เพื่อพัฒนาการทำงาน หรืออาจเป็นวิธีการทำงานที่ได้ผลและไม่ได้ผล แล้วนำมาเรียนรู้ร่วมกันในกลุ่ม

การมีปฏิสัมพันธ์ระหว่างบุคคลในกลุ่ม ทำให้เกิดการแบ่งปัน ถ่ายทอด แลกเปลี่ยนความรู้ที่ฝังลึกอยู่ในตัวบุคคล และสร้างความรู้ความเข้าใจได้มากกว่าการเรียนรู้จากหนังสือหรือการฝึกอบรมตามปกติ และนอกจากนั้น เครือข่ายที่ไม่เป็นทางการ ซึ่งมีสมาชิกที่มาจากต่างหน่วยงาน จะช่วยส่งผลต่อการประสบความสำเร็จขององค์กรได้ดีกว่าการสื่อสารตามโครงสร้างที่เป็นทางการ

ตัวอย่างชุมชนนักปฏิบัติ

พนักงานซ่อมเครื่องถ่ายเอกสารของ บริษัท Xerox พบว่า การซ่อมแซมระบบที่ซับซ้อนแม้จะพยายามปฏิบัติตามคู่มือของบริษัทและการฝึกอบรมที่ได้รับมา แต่ก็ไม่สามารถจัดการปัญหาดังกล่าวได้ ในขณะที่พนักงานที่ประสบความสำเร็จในการซ่อมแซมระบบดังกล่าว มักจะเรียนรู้วิธีการซ่อมแซมจากการสนทนาระหว่างอาหารกลางวัน และกิจกรรมทางสังคมอื่น ๆ เกี่ยวกับวิธีการแก้ปัญหาซึ่งไม่ปรากฏอยู่ในคู่มือ นอกจากนั้น ยังได้แลกเปลี่ยนประสบการณ์ที่ยาก ๆ เกี่ยวกับการให้บริการลูกค้า ซึ่งเรื่องราวเหล่านี้ สะสมอยู่ในภูมิปัญญาของผู้ทำงาน ซึ่งมีการแลกเปลี่ยนความรู้และประสบการณ์กันในระหว่างการทำงาน และกิจกรรมทางสังคมต่าง ๆ พวกเขาใช้วิทยุติดต่อเพื่อขอคำแนะนำช่วยเหลือซึ่งกันและกัน กลายเป็นความรู้ขององค์กร ซึ่งมากเกินกว่าที่ใครคนใดคนหนึ่งจะรู้ได้

ชุมชนนักปฏิบัติที่อยู่ใกล้ตัวเรา

หากจะพิจารณาจากภายในองค์กรซึ่งอยู่ใกล้ตัวแล้ว จะเห็นว่า ชุมชนนักปฏิบัติ หรือ CoP แบบไม่เป็นทางการเกิดขึ้นหลายชุมชน หรือหลายกลุ่ม ตัวอย่างที่เห็นได้ชัดเจนของชุมชนนักปฏิบัติที่ไม่ค่อย ซับซ้อน คือ การที่กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่น นำระบบเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้กับระบบงานสารบรรณ หรือ e-office ซึ่งทุกคนในองค์กร โดยเฉพาะผู้ที่รับผิดชอบงานธุรการหรืองานสารบรรณของแต่ละหน่วยงาน จะต้องมีความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับระบบ e-office แม้ว่าคนกลุ่มนี้จะผ่านการฝึกอบรมเกี่ยวกับการใช้ระบบ e-office แล้วก็ตาม ในช่วงแรก ๆ บางคนอาจจะยังมีปัญหาในการทำงานด้วยระบบดังกล่าว และบางคนอาจจะมีความสามารถมากกว่าคนอื่นในหน่วยงาน ก็มีการขอคำแนะนำและให้คำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการใช้ระบบ e-office ภายในหน่วยงาน และมีการเปลี่ยนความรู้ข้ามหน่วยงานในองค์กรเดียวกัน และในที่สุดแต่ละคนในองค์กรก็มีความเข้าใจและสามารถทำงานสารบรรณด้วยระบบ e-office ได้อย่างคล่องตัวมากขึ้น

จะเห็นได้ว่า ชุมชนนักปฏิบัติ หรือ CoP นั้นเกิดขึ้นกับทุกองค์กร .ซึ่งอาจมีหลายหลายชุมชนหรือหลายกลุ่มแตกต่างกันออกไป บางกลุ่มมีรวมตัวกันอย่างต่อเนื่อง บางกลุ่มรวมตัวกันไม่ต่อเนื่อง ขึ้นอยู่ปัจจัยสนับสนุนการรวมกลุ่มของชุมชนนักปฏิบัติในด้านต่าง ๆ เช่น ผู้นำองค์กร ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ ระบบการสื่อสาร วัฒนธรรมองค์กร ซึ่งจะเอื้อต่อการรวมกลุ่มชุมชนนักปฏิบัติแต่ละกลุ่มให้มีการแบ่งปันแลกเปลี่ยนความรู้กัน และพัฒนาการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

แหล่งข้อมูล